ANNONCE
En ny hjemmeside kan give en virksomhed et markant løft. Designet er professionelt, teksterne er gennemarbejdede, og potentielle kunder kan nemt finde frem til virksomhedens ydelser.
Men hvad sker der, når kunderne begynder at henvende sig?
En kontaktformular sender måske beskeder til en indbakke, som kun én medarbejder har adgang til. Tilbud bliver gemt forskellige steder, og vigtige kundeoplysninger skal indtastes manuelt i flere systemer.
Så kan virksomheden ende med at bruge unødvendigt meget tid på at håndtere den interesse, hjemmesiden har skabt.
Derfor bør arbejdet med digital synlighed også føre til nogle overvejelser om virksomhedens interne IT. For en god kundeoplevelse begynder ofte på hjemmesiden, men den fortsætter længe efter, at kunden har lukket browseren.
Når hjemmesiden skaffer kunder, skal resten af virksomheden følge med
Mange mindre virksomheder investerer i SEO, annoncering og forbedringer af deres hjemmeside for at tiltrække flere kunder.
Det er naturligt. Hvis virksomheden ikke bliver fundet, får potentielle kunder heller ikke mulighed for at se, hvad den tilbyder.
Men digital markedsføring kan ikke stå alene.
Forestil dig et mindre rådgivningsfirma, der begynder at modtage flere henvendelser gennem sin hjemmeside. I begyndelsen kan medarbejderne nemt holde styr på beskederne.
Efterhånden som antallet stiger, bliver det mere besværligt.
Nogle kunder sender en e-mail, andre udfylder en formular, og enkelte kontakter virksomheden gennem sociale medier. Uden en fælles procedure kan medarbejderne miste overblikket over, hvem der har svaret, og hvilke aftaler der er indgået.
Her er løsningen ikke nødvendigvis endnu et nyt program.
Måske kan virksomhedens eksisterende mailsystem bruges bedre. Måske er der behov for et fælles kundesystem, eller måske skal medarbejderne blot have tydeligere ansvar for opfølgningen.
Det vigtigste er at undersøge, hvordan oplysningerne bevæger sig gennem virksomheden.
En kundehenvendelse bør have en klar vej fra første kontakt til et eventuelt tilbud og videre til den medarbejder, der skal udføre opgaven.
Det kræver, at de digitale værktøjer understøtter arbejdsprocessen.
Derfor kan det være fornuftigt at gennemgå de interne systemer, samtidig med at virksomheden arbejder på at skabe mere trafik til hjemmesiden.
Ellers risikerer man at bruge penge på synlighed uden at få det fulde udbytte af de nye henvendelser.
Digitale værktøjer kræver nogen, der har overblikket
I mange små virksomheder er IT-systemerne kommet til lidt efter lidt.
Først blev hjemmesiden oprettet. Derefter kom et regnskabsprogram, en cloudløsning til dokumenter og måske et system til at holde styr på kunderne.
Hvert værktøj kan fungere udmærket for sig.
Men efter nogle år kan det være vanskeligt at huske, hvem der administrerer hvad.
Måske er domænet registreret gennem en tidligere samarbejdspartner. En gammel medarbejder har stadig administratoradgang til en vigtig tjeneste, eller virksomheden betaler for abonnementer, som næsten ingen bruger længere.
Den slags forhold bliver særligt tydelige, når virksomheden vokser eller skal skifte leverandør.
Derfor er det vigtigt at have et samlet overblik over de digitale løsninger.
En praktisk gennemgang kan begynde med følgende spørgsmål:
- Hvem ejer og administrerer domænet? Virksomheden bør vide, hvor domænet er registreret, og hvem der har adgang til at ændre indstillingerne.
- Hvor lander kundehenvendelserne? Det skal være tydeligt, hvem der modtager beskeder og har ansvaret for opfølgning.
- Hvem har adgang til systemerne? Tidligere medarbejdere og samarbejdspartnere bør ikke beholde adgange uden et relevant behov.
- Hvordan bliver data sikret? Virksomheden bør vide, hvilke oplysninger der bliver sikkerhedskopieret, og hvordan de kan genskabes.
- Hvem løser tekniske problemer? Det skal være afklaret, hvem der kontaktes ved fejl i netværk, mail eller andre centrale systemer.
Særligt sikkerhedskopiering er værd at undersøge.
Sikkerdigital.dk anbefaler, at virksomheder ikke blot tager backup af deres vigtigste oplysninger, men også tester, om kopierne faktisk kan bruges til at genskabe data.
Det gælder eksempelvis kundedokumenter, regnskabsoplysninger og andre filer, som virksomheden er afhængig af.
Hvis flere eksterne leverandører håndterer forskellige systemer, bør virksomheden desuden kende ansvarsfordelingen.
En webudvikler har ikke nødvendigvis ansvaret for virksomhedens interne netværk, ligesom en almindelig IT-leverandør ikke automatisk administrerer hjemmesidens indhold.
Det afgørende er, at der ikke opstår huller mellem aftalerne.
Få styr på virksomhedens IT, før næste vækstfase begynder
Når en virksomhed får flere medarbejdere og kunder, vokser behovet for fælles digitale rutiner.
Nye kolleger skal hurtigt kunne komme i gang. De skal have adgang til de relevante dokumenter og programmer, men ikke nødvendigvis til alle virksomhedens oplysninger.
Samtidig skal computere vedligeholdes, programmer opdateres, og tekniske problemer håndteres uden at forstyrre arbejdsdagen unødigt.
Det kan være relevant at få professionel hjælp til disse opgaver.
Azend tilbyder blandt andet IT-support, drift, cloudløsninger, sikkerhed og udstyr til danske virksomheder. Vil du undersøge virksomhedens forskellige løsninger, kan du læse mere om IT til erhverv her.
Azend beskriver en tilgang, hvor virksomhedens eksisterende servere, netværk, licenser, backup og sikkerhed først bliver kortlagt. Herefter kan opgaverne prioriteres efter behov og økonomi.
Virksomheden tilbyder både faste driftsaftaler og timebaseret assistance samt mulighed for at koordinere eksisterende tekniske leverandører.
Det betyder ikke, at alle virksomheder har brug for at samle hele deres IT-drift hos én samarbejdspartner.
En mindre virksomhed kan måske klare sig med hjælp til en konkret opsætning, bedre sikkerhed eller en gennemgang af de systemer, den allerede bruger.
Andre kan have glæde af løbende support og vedligeholdelse, så medarbejderne ikke selv skal løse tekniske problemer ved siden af deres almindelige arbejde.
Inden der indgås en aftale, bør virksomheden derfor undersøge, hvilke opgaver der skal være omfattet, og hvad eventuelle ekstra ydelser koster.
Det er også værd at afklare, hvordan den eksterne IT-hjælp skal fungere sammen med virksomhedens webbureau, marketingpartner eller andre leverandører.
Hvis der eksempelvis opstår et problem med virksomhedens e-mail, skal det være tydeligt, hvem der undersøger fejlen, og hvem der har adgang til de nødvendige indstillinger.
Det kan spare mange unødvendige beskeder frem og tilbage.
For virksomheder, der arbejder målrettet med deres digitale synlighed, er den interne IT derfor en vigtig del af det samlede arbejde.
En hjemmeside kan gøre det nemmere for nye kunder at finde virksomheden. Men det er medarbejdernes mulighed for at følge op, samarbejde og levere det aftalte, der afgør, hvordan kontakten udvikler sig.
Når de digitale arbejdsredskaber fungerer, bliver det lettere at omsætte interessen fra hjemmesiden til gode kundeoplevelser.
Og så kan virksomheden bruge sin tid på at udvikle forretningen frem for at lede efter dokumenter, fejlfinde adgangsproblemer eller finde ud af, hvem der egentlig har ansvaret for teknikken.
